Kwaliteitscoördinator/opnamebeheerder Campus Tongeren

vzw Begralim, de meest ervaren woonzorggroep van Limburg, zoekt een gedreven medewerker voor deze interessante "full-time hybride-functie"voor haar woonzorgcentrum Sint-Franciscus en kleinschalig wonen 't Anker, gelegen in het hart van Tongeren:

- Kwaliteitscoördinator  (75% jobtime)

- Opnamebeheerder (25% jobtime)

Aandacht voor het dagelijks verbeteren van "zorg' zit in uw genen. Als kwaliteitscoördinator geeft u handen en voeten aan het kwaliteitsbeleid van ons woonzorgcentrum. Dit doet u samen met andere teamleden en referentiepersonen. De globale opdracht is helder: "de realisatie van zeven bewonersbeloften: elke dag opnieuw". Hiertoe zijn processen en systemen noodzakelijk die ondersteunend werken. U staat in voor de implementatie, de bewaking en de borging van alles wat met kwaliteit(szorg) te maken heeft.

In de onderstaande functieomschrijving staat gedetailleerd omschreven wat uw taken zijn. Je kan daarbij reeds terugvallen op alles wat de afgelopen 137 jaar binnen onze vzw aan kwaliteitsdenken is opgebouwd. Uw taak is mensen uit te dagen, te inspireren, te confronteren met 'dit kan mogelijk beter!'.

Je brengt verbeteringen aan door kwaliteitsgroepen te initiëren, door processen kritisch door te lichten. Hierbij is een nauw contact met de werkvloer van groot belang: wij zoeken niet iemand die vanachter zijn bureau aangeeft hoe het allemaal zou moeten lopen.
De kwaliteitscoördinator die wij zoeken is iemand die juist in het contact met de werkvloer de juiste prioriteiten kan stellen.

Daarnaast gaat u ook als "Opnamebeheerder" kunnen instaan voor de coördinatie van de opnameprocedures (kort & vast verblijf) van onze zorginstelling. Het beoordelen van aanmeldingen en toewijzen van beschikbare plaatsen, onderhouden van contacten met verwijzers en familie en het beheren van wachtlijst en bezettingsgraad, maken deel uit van deze interessante vacature. Ook hier zijn de kernwoorden zonder compromis "Respectvolle ouderenzorg".

Functie omschrijving: Stafmedewerker Kwaliteit / Kwaliteitscoördinator

Kern van de functie

De stafmedewerker kwaliteit / kwaliteitscoördinator staat in voor het ontwikkelen, implementeren, onderhouden, bewaken en continu verbeteren van het kwaliteitsbeleid en het kwaliteitssysteem binnen de organisatie.

De functie ondersteunt de organisatie bij het realiseren van kwaliteitsvolle, veilige, bewonersgerichte en efficiënte dienstverlening. Vanuit een systematische en procesmatige aanpak worden kwaliteitsdoelstellingen vertaald naar concrete acties, procedures, meetinstrumenten, verbeterplannen en projecten.

De kwaliteitscoördinator verzamelt, analyseert en interpreteert kwaliteitsgegevens en indicatoren, rapporteert hierover aan de directie en formuleert voorstellen en adviezen ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening.

Daarnaast begeleidt en ondersteunt de kwaliteitscoördinator medewerkers, diensthoofden en projectgroepen bij kwaliteitsverbetering, procesoptimalisatie en veranderingsprocessen.

Plaats in de organisatie

De stafmedewerker kwaliteit / kwaliteitscoördinator maakt deel uit van de staf en stemt rechtstreeks af met de campusdirectie.

De functie werkt organisatie breed en werkt nauw samen met:

• Algemeen directeur en campusdirecteur;
• diensthoofden en leidinggevenden;
• referentiepersonen;
• projectgroepen;
• medewerkers van de verschillende afdelingen;
• HR en andere stafmedewerkers;
• externe partners en betrokken instanties.

De kwaliteitscoördinator heeft vanuit de functie een adviserende, ondersteunende, coördinerende en begeleidende rol.

Doel van de functie

Het realiseren en ondersteunen van een geïntegreerd kwaliteitsbeleid door:

• het ontwikkelen en onderhouden van het kwaliteitssysteem;
• het vertalen van kwaliteitsbeleid naar concrete doelstellingen en acties;
• het ontwikkelen, implementeren en evalueren van procedures en processen;
• het verzamelen, analyseren en rapporteren van kwaliteitsgegevens en indicatoren;
• het detecteren van verbeterpunten en risico's;
• het opstellen en opvolgen van verbeterplannen;
• het begeleiden van kwaliteits- en verbeterprojecten;
• het ondersteunen van medewerkers en leidinggevenden bij kwaliteitsverbetering;
• het bevorderen van kwaliteitsbewust handelen;
• het bewaken van de implementatie en borging van verbeteringen;
• het adviseren van directie en management over kwaliteitsvraagstukken.
• Resultaatgebieden

Ontwikkelen en onderhouden van het kwaliteitssysteem

De kwaliteitscoördinator ontwikkelt, onderhoudt en actualiseert het kwaliteitsmanagementsysteem en de bijhorende documentatie.

Taken:

• opstellen, actualiseren en beheren van protocollen, procedures, richtlijnen en kwaliteitsdocumenten;
• bewaken dat kwaliteitsdocumentatie actueel, toegankelijk en bruikbaar is;
• beheren en actualiseren van fysieke en digitale kwaliteitshandboeken;
• structureren en beheren van kwaliteitsinformatie binnen SharePoint of andere digitale systemen;
• ontwikkelen en verbeteren van processen;
• bewaken van de samenhang tussen processen, procedures en kwaliteitsdoelstellingen;
• opvolgen van wijzigingen in relevante regelgeving, normen en kwaliteitsvereisten;
• vertalen van relevante ontwikkelingen naar de organisatie;
• ondersteunen van afdelingen bij de toepassing van procedures en kwaliteitsafspraken.

 Kwaliteitsbeleid en kwaliteitsplanning

De kwaliteitscoördinator ondersteunt de directie bij het ontwikkelen, uitvoeren en evalueren van het kwaliteitsbeleid.

Taken:

• bijdragen aan de ontwikkeling van het kwaliteitsbeleid;
• opmaken van het jaarlijkse kwaliteitsplan (EFQM) in samenspraak met directie en betrokken medewerkers;
• formuleren en opvolgen van kwaliteitsdoelstellingen;
• vertalen van beleidsdoelstellingen naar concrete acties en verbetertrajecten;
• opstellen van een jaarlijks kwaliteitsverslag;
• bewaken van de voortgang van kwaliteitsdoelstellingen;
• signaleren van knelpunten, risico's en verbetermogelijkheden;
• adviseren van directie en management over kwaliteitsvraagstukken;
• opvolgen van relevante maatschappelijke, sectorale, wetenschappelijke en wettelijke ontwikkelingen op het gebied van kwaliteit.

Kwaliteitsmetingen, indicatoren en data-analyse

De kwaliteitscoördinator ontwikkelt en gebruikt instrumenten om de kwaliteit van de dienstverlening systematisch te meten en te evalueren.

Taken:

• ontwikkelen en opvolgen van kwaliteitsindicatoren;
• verzamelen, controleren en verwerken van kwaliteitsgegevens;
• uitvoeren en verwerken van kwaliteitsmetingen;
• organiseren en verwerken van kwaliteitsbevragingen bij bewoners/cliënten, familie, medewerkers en andere betrokkenen;
• organiseren en analyseren van personeelsenquêtes;
• organiseren van structurele evaluatiebevragingen rond onder meer levenseindezorg en opnameprocessen;
• verzamelen en analyseren van gegevens ter ondersteuning van kwaliteits- en verbeterprojecten;
• vertalen van gegevens naar begrijpelijke en bruikbare informatie voor directie, leidinggevenden en medewerkers.

 Evaluatie en kwaliteitsbewaking

De kwaliteitscoördinator bewaakt en evalueert de kwaliteit van processen en dienstverlening.

Taken:

• initiëren en opvolgen van evaluaties;
• analyseren van evaluatieresultaten;
• uitvoeren van gerichte toetsingen van processen en procedures;
• controleren van de toepassing van essentiële procedures en werkvoorschriften;
• uitvoeren van aangekondigde of onaangekondigde controles waar nodig;
• opvolgen van afspraken binnen overlegstructuren, zoals gebruikersraad en menucommissie;
• detecteren van afwijkingen, knelpunten en risico's;
• formuleren van voorstellen voor correctieve en preventieve maatregelen;
• opvolgen of verbetermaatregelen daadwerkelijk worden uitgevoerd en geborgd.

 Klachtenanalyse en verbetermanagement

De kwaliteitscoördinator gebruikt klachten en signalen als bron voor kwaliteitsverbetering.

Taken:

• verzamelen en analyseren van klachtengegevens;
• detecteren van terugkerende klachten en tendensen;
• uitvoeren van verdiepende analyses bij verhoogde klachtenregistratie;
• analyseren van klachtenformuleringen en onderliggende oorzaken;
• formuleren van correctieve en preventieve maatregelen;
• adviseren van directie en diensthoofden;
• opvolgen van de uitvoering van verbetermaatregelen;
• evalueren van het effect van genomen maatregelen.

Verbeterplannen en kwaliteitsprojecten

De kwaliteitscoördinator coördineert en bewaakt verbetertrajecten en ondersteunt de organisatie bij het realiseren van duurzame verbeteringen.

Taken:

• beheren en opvolgen van verbeterplannen;
• ondersteunen van projectgroepen bij het bepalen van doelstellingen, acties en indicatoren;
• bewaken van planning, afspraken, deadlines en resultaten;
• signaleren wanneer projecten vertraging oplopen of doelstellingen niet worden bereikt;
• ondersteunen bij het analyseren van oorzaken en het formuleren van oplossingen;
• begeleiden van verbeterprojecten volgens een methodische aanpak;
• opvolgen van de implementatie van verbeteracties;
• evalueren van de gerealiseerde verbeteringen;
• bewaken dat verbeteringen worden geborgd in de dagelijkse werking;
• optimaliseren en verbeteren van werkprocessen via projecten.

 Procesbegeleiding en veranderingsmanagement

De kwaliteitscoördinator begeleidt medewerkers en leidinggevenden bij de implementatie van kwaliteitsbeleid, nieuwe procedures, systemen en verbeteringen.

Taken:

• begeleiden van veranderingsprocessen;
• ondersteunen van diensthoofden en medewerkers bij de implementatie van verbeteringen;
• coachen van medewerkers op de werkvloer;
• begeleiden van kwaliteitscellen en projectgroepen;
• ondersteunen bij het vertalen van kwaliteitsdoelstellingen naar de dagelijkse praktijk;
• detecteren en bespreekbaar maken van weerstand of knelpunten;
• medewerkers informeren, motiveren en enthousiasmeren;
• aanreiken van methodieken en praktische hulpmiddelen;
• geven van voorlichting en instructies;
• opvolgen van de implementatie en penetratiegraad van interventies;
• bijdragen aan het creëren en versterken van een kwaliteitscultuur.

 Rapportering en advies

De kwaliteitscoördinator rapporteert over de kwaliteit van de dienstverlening en formuleert beleids- en verbetervoorstellen.

Taken:

• opmaken van kwaliteitsrapporten;
• rapporteren over enquêtes, evaluaties en verbeterprojecten;
• verzamelen van gegevens voor boordtabellen;
• analyseren en interpreteren van resultaten;
• opmaken van overzichtelijke rapportages voor directie en leidinggevenden;
• signaleren van trends, risico's en verbeterpunten;
• formuleren van adviezen en verbetervoorstellen;
• opvolgen van beslissingen en acties die voortvloeien uit rapporteringen;
• vertalen van inzichten uit boordtabellen naar concrete verbeteracties.
• Competenties

Waardegebonden competenties

De kwaliteitscoördinator handelt vanuit de RESPECT-zorgvisie en het christelijk geïnspireerde mensbeeld van de organisatie.

Belangrijke competenties zijn:

• bewoners-/cliëntgerichtheid;
• empathisch handelen;
• betrokkenheid;
• samenwerken en samen handelen;
• open en duidelijke communicatie;
• luisterbereidheid;
• proactief handelen;
• gerichtheid op voortdurende verbetering.

Functiegerichte competenties

• analytisch vermogen;
• methodisch, procesmatig en systematisch denken en werken;
• resultaatgerichtheid;
• projectmatig werken;
• procesbegeleiding;
• sterk in planning en organisatie;
• goede mondelinge en schriftelijke communicatie;
• rapporteringsvaardigheid;
• probleemoplossend vermogen;
• gegevens kunnen interpreteren en analyseren;
• zelfstandigheid;
• initiatief;
• samenwerking;
• empathie en assertiviteit;
• medewerkers kunnen motiveren en enthousiasmeren;
• flexibiliteit en aanpassingsvermogen.
• Kennis en opleiding

• Bacheloropleiding of gelijkwaardig niveau door relevante aantoonbare ervaring;
• relevante kennis en ervaring inzake kwaliteitsmanagement;
• kennis van kwaliteitsverbeteringsmethodieken;
• kennis van proces- en projectmatig werken;
• kennis van relevante wet- en regelgeving binnen de zorgsector;
• vaardigheid in dataregistratie, analyse en rapportering;
• goede digitale vaardigheden;
• kennis van relevante kwaliteitsmodellen en instrumenten is een meerwaarde;
• bereidheid tot permanente bijscholing en professionele ontwikkeling.